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La dématérialisation des convocations, une solution d’avenir

Catégorie Dématérialisation

À travers un processus entièrement dématérialisé, Netactions, en partenariat avec SRCI, propose une solution électronique de préparation et d’organisation de tous les types d’assemblées, de commissions ou de réunions demandant un certain formalisme.

Cette solution s’adresse aux collectivités locales pour les convocations des élus, mais également aux entreprises pour les assemblées générales d’actionnaires, ou encore aux syndics de copropriété, aux syndicats ou aux associations.

Ce module de convocation électronique présente de nombreuses fonctionnalités, sécurisant le processus de convocation et facilitant la transmission de l’ensemble des dossiers à l’ordre du jour.

Il permet, tout d’abord, une traçabilité complète des convocations. Il est disponible en version mobile, accessible sur les smartphones et les tablettes tactiles, et il assure une authentification forte de l’émetteur, grâce à un certificat électronique.

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Un véritable gain de temps

L’interface très intuitive de la solution proposée permet de générer, en quelques clics, l’ordre du jour, d’associer à chaque dossier les pièces jointes correspondantes, et de déterminer la liste des destinataires des convocations.

Une fois ces tâches accomplies, un seul clic permet d’envoyer le dossier à l’ensemble des destinataires, ce qui évite les tâches longues et répétitives de constitution et d’envoi des courriers.

 

En quelques chiffres

Pour un conseil municipal :

Chaque convocation accompagnée des dossiers et pièces jointes associées représente 2 000 à 3 000 feuilles de papier.

Pour une commune avec 33 élus et 5 conseils municipaux par an :

– Économie sur les temps et frais de reprographie de près de 8 000 euros /an (hors affranchissement),

– Économie de près de 150 000 feuilles de papier.

Pour une collectivité de 80 élus :

Le temps consacré à la télétransmission d’une convocation et des documents associés est de 30 minutes à 1h30 en moyenne, contre plusieurs heures à plusieurs jours précédemment.

Pour un Conseil Général de 90 élus :

La rationalisation des temps de production par l’automatisation de l’envoi des rapports dématérialisés génère un gain de temps estimé de 80 journées de travail par an.

 

En quelques textes

Pour les communes, l’article 125 de la loi n°2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales a permis la dématérialisation de la convocation des élus, en modifiant l’article L.2121-10 du Code général des collectivités territoriales, relatif aux modalités de convocation des conseillers municipaux.

Pour les syndics de copropriété, l’article 55 alinéa 13 de la loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové ouvre la possibilité de l’envoi dématérialisé des convocations et pièces jointes associés aux copropriétaires.

Pour les destinataires, le gain de temps réside dans la consultation, le classement et la conservation des dossiers volumineux. Les recherches de et sur les fichiers numériques sont considérablement réduites par rapport au format papier. En outre, le service est disponible 24h/24 et 7j/7.

 

Des économies substantielles

L’envoi dématérialisé des convocations permet une économie de près de la moitié des frais consacrés précédemment à ce poste de dépense. Il génère non seulement une économie de consommables bureautiques (papiers, enveloppes, toners et cartouches…), mais il permet également de diminuer les frais d’affranchissement consacrés à l’envoi de recommandés avec accusés de réception.

 

Un levier pour le développement durable

L’économie financière réalisée par la dématérialisation correspond également à une économie en terme de consommation de ressources naturelles, notamment en ce qui concerne l’utilisation de papier.

La réduction des coûts environnementaux liée à la dématérialisation des convocations réside également dans la quantité de CO2 émise lors de leur acheminement physique à leurs destinataires.

 

Récapitulatif

– Traçabilité complète des convocations,

– Mobilité : accessibilité sur smartphones et tablettes,

– Authentification forte de l’émetteur par un certificat électronique,

– Gestion des listes de diffusion et des types de séances,

– Possibilité de joindre plusieurs pièces à la convocation,

– Suppression des coûts d’affranchissement et diminution des coûts d’impression,

– Inscription dans une démarche éco-responsable,

– Non-répudiation de la réception de la convocation.

En option

– Personnalisation graphique de l’interface,

– Notification par SMS,

– Application mobile pour smartphones et tablettes tactiles.

– Coffre-fort électronique pour le stockage des convocations et documents associés

 

Source : Guyamag

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