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Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Qu’est-ce que la dématérialisation ? La dématérialisation correspond à toutes les techniques qui suppriment le papier au profit de l’électronique. Une facture dématérialisée est le même document fiscal en version numérique que le document papier, qui alors “n’existe plus”.

Au 1er janvier 2015, petites et grandes agglomérations doivent franchir le pas de la dématérialisation. Information, sensibilisation et solutions adaptées devront être mises en place pour cette fin d’année. Ce sujet concerne aussi les établissements publics et privés que j’illustre à travers des outils concrets. Quelques exemples.

Une plateforme dématérialisée pour les marchés publics : 

vous mettez en ligne vos avis de publicité, dossier de consultation entreprise, vous recevez les candidatures et offres, puis vous gérez les échanges avec les candidats. La plateforme de dématérialisation des marchés publics respecte le cadre imposé par le Code des marchés publics.

Télétransmission des actes en préfecture : 

centralisez les actes réglementaires et budgétaires pour envoi au contrôle de la légalité. L’application est reliée au protocole ACTES de la préfecture : transmission des actes par voie dématérialisée, intégration des accusés de réception et des demandes générées par la préfecture.

Télétransmission des flux financiers et budgétaires :

centralisez les pièces comptables et justificatifs dont la signature est assurée au sein de l’application, avant la transmission dématérialisée. Les échanges avec le comptable pu-blic sont entièrement gérés au sein de l’application.

Solution de transfert de fichiers volumineux :

pour faire face à vos problématiques de partage de fichiers volumineux, découvrez une solution sécurisée pour les partager, quelle que soit leur taille ou leur format, vers vos interlocuteurs, en interne comme en externe, réceptionner des fichiers volumineux, grâce au système de “box”, renforcer la sécurité et disposer d’une traçabilité forte.

Certificat de signature électronique : 

la signature électronique a la même va-leur légale qu’une signature manuscrite. Signez des documents électroniques en leur conférant une valeur probante.

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Pourquoi passer à la dématérialisation ?

L’essor de la dématérialisation des documents est une réalité ! Le plan FRANCE NUMÉRIQUE 2012 a accéléré cette tendance (Plan de développement de l’économie numérique – Éric Besson, Secrétaire d’État à la prospective, à l’évaluation des politiques publiques et au développement de l’économie numérique).

En temps de crise, dématérialiser ses factures, ses contrats ou tout autre document important d’échanges de données, envoyé habituellement par le traitement postal, peut aider à accélérer les processus commerciaux et à diminuer les coûts, ne serait-ce qu’avec la suppression de l’affranchissement du courrier.

La dématérialisation assure une meilleure traçabilité des courriers et documents et optimise la réactivité des collaborateurs. De plus, l’entreprise peut s’affranchir en partie des problématiques liées à l’archivage et au stockage des données papier.

Enfin, la dématérialisation réduit l’empreinte carbone des sociétés, par la diminution des transports et du papier.

COMMENT FAIRE ? 

LA DÉMATERIALISATION N’EST PAS QU’UNE OPÉRATION TECHNOLOGIQUE, ELLE NÉCESSITE UNE APPROCHE GLOBALE 

La mise en œuvre de la dématérialisation doit être faite via une approche à la fois organisationnelle et technique pour être source de profits à court et moyen termes.

La dématérialisation des processus requiert une composante organisationnelle, fonctionnelle et humaine.

  • Refonte des processus et de la chaîne de valeur en amont : la “reproduction” du modèle papier est source d’échec !
  • Évolutions des travaux et des compétences : l’accompagnement des hommes pour garantir l’adhésion au changement est facteur clé de succès !

Mais aussi une composante technologique, qui doit être maîtrisée :

  • Numérisation, indexation et archivage des documents papiers,
  • Intégration des flux pour traitement automatique,
  • Supervision des flux.

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